home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 9 / Night Owl CD-ROM (NOPV9) (Night Owl Publisher) (1993).ISO / 056a / dw0710.zip / DW0710.TXT
Text File  |  1993-05-05  |  11KB  |  214 lines
  1. ======================================================================
  2.   Microsoft(R) Product Support Services Application Note (Text File)
  3.                  DW0710: PRINTING AND PRINT MERGE Q&A
  4. ======================================================================
  5.                                               Revision Date: 4/93
  6.                                                  3 Pages, No Disk
  7.  
  8. The following information applies to Microsoft Word for MS-DOS,
  9. version 6.0.
  10.  
  11.  --------------------------------------------------------------------
  12. | INFORMATION PROVIDED IN THIS DOCUMENT AND ANY SOFTWARE THAT MAY    |
  13. | ACCOMPANY THIS DOCUMENT (collectively referred to as an            |
  14. | Application Note) IS PROVIDED "AS IS" WITHOUT WARRANTY OF ANY      |
  15. | KIND, EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO    |
  16. | THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND/OR FITNESS FOR A     |
  17. | PARTICULAR PURPOSE. The user assumes the entire risk as to the     |
  18. | accuracy and the use of this Application Note. This Application    |
  19. | Note may be copied and distributed subject to the following        |
  20. | conditions: 1) All text must be copied without modification and    |
  21. | all pages must be included; 2) If software is included, all files  |
  22. | on the disk(s) must be copied without modification [the MS-DOS(R)  |
  23. | utility DISKCOPY is appropriate for this purpose]; 3) All          |
  24. | components of this Application Note must be distributed together;  |
  25. | and 4) This Application Note may not be distributed for profit.    |
  26. |                                                                    |
  27. | Copyright 1993 Microsoft Corporation. All Rights Reserved.         |
  28. | Microsoft and MS-DOS are registered trademarks and Windows         |
  29. | is a trademark of Microsoft Corporation.                           |
  30.  --------------------------------------------------------------------
  31.  
  32. This FastTip presents a series of questions and answers about printing
  33. issues in Microsoft Word version 6.0 for MS-DOS. The issues covered
  34. include print merge, printer setup, and controlling the appearance of
  35. printed documents.
  36.  
  37.  
  38. 1.  Q. In a print merge process, what is the difference between the
  39.        main and data documents?
  40.  
  41.     A. The main document contains both the text and the formatting of
  42.        the final document to be printed. An example and explanation of
  43.        what a main document should look like can be found on page 319
  44.        in Chapter 17 of the "Using Microsoft Word" manual.
  45.  
  46.        The data document contains the fields of information that are
  47.        inserted in each copy of the main document when you merge the
  48.        two files. . An example of what a data document should look
  49.        like can be found on page 319 in Chapter 17 of the "Using
  50.        Microsoft Word" manual.
  51.  
  52. 2.  Q. How do I get rid of the blank lines that occur in my final
  53.        merged document when my print merge data field doesn't contain
  54.        data?
  55.     
  56.     A. These blank lines occur because the main document allocates a
  57.        line for the field even when it contains no data. You can
  58.        eliminate these blank lines by using an IF instruction that
  59.        checks for data before allocating space for the field in the
  60.        print merge. To include an IF instruction in a field, use the
  61.        following syntax:
  62.           
  63.           ½IF field_name╗½field_name╗
  64.           ½ENDIF
  65.           
  66.        End each line with a normal carriage return (press the ENTER
  67.        key). Note that the ENDIF statement has no closing chevron.
  68.        This prevents a blank line. Conversely, a closing chevron
  69.        forces a new line (blank line) even if no information is
  70.        printed.
  71.        
  72.        Note that the left chevron (½) is created by pressing CTRL+[,
  73.        and the right chevron (╗) is created by pressing CTRL+].
  74.  
  75.        Using the IF instruction to eliminate blank areas or lines is
  76.        explained on page 350 in Chapter 17 of the "Using Microsoft
  77.        Word" manual.
  78.        
  79.  3. Q. My printer is not listed as being supported by Word. How can I
  80.        get support for my printer?
  81.  
  82.     A. If you have a modem, printer drivers for your printer may be
  83.        available to you through the CompuServe« and GEnie(TM) bulletin
  84.        boards. If you do not have an account on either of these
  85.        forums, you can call the Microsoft Download Service (MSDL). The
  86.        number for the MSDL is (206) 936-6735. If you do not have a
  87.        modem, you may need to speak to an engineer.
  88.  
  89. 4.  Q. How do I add a new printer to my list of installed printers?
  90.  
  91.     A. To add a new printer to your existing printer setup, you first
  92.        need to decompress the desired printer driver file. You can do
  93.        this manually (refer to "Decompressing a File Manually" on page
  94.        62 of Chapter 5 in the "Getting Started and Printer
  95.        Information" guide), or by running the Setup program from your
  96.        original program disks. Once the driver file has been
  97.        decompressed, you can select the printer driver from within
  98.        Word. To select the printer driver, follow these steps:
  99.     
  100.        1. From the File menu in Word, choose Printer Setup.
  101.        
  102.        2. From the Files list, select the .PRD file that corresponds
  103.           to the driver file you decompressed.
  104.        
  105.        3. In the Printer Name box, select the correct printer model,
  106.           and then choose the OK button.
  107.    
  108. 5.  Q. When I try to send a document to my printer, my printer doesn't
  109.        respond. Why won't my document print?
  110.  
  111.     A. Generally, if your printer doesn't respond when you try to
  112.        print, either Word or your operating system is unable to
  113.        communicate with the printer. This may be caused by a hardware
  114.        problem or a problem with a print spooler (if you have one).
  115.  
  116.        You can determine if the problem is hardware related by
  117.        performing the following test:
  118.  
  119.        1. At the command prompt, type DIR>PRN and then press ENTER.
  120.           This sends a list of the current directory to your parallel
  121.           printer port.
  122.        
  123.        2. If no directory list prints, type DIR>AUX and then press
  124.           ENTER. This sends a directory list to your serial port.
  125.  
  126.        If either of these printer tests succeeds, the printing problem
  127.        may be caused by a print spooler or memory-resident software.
  128.        To test this, perform a clean system boot, that is, start your
  129.        machine without an AUTOEXEC.BAT or CONFIG.SYS file. You do this
  130.        by creating a system disk. Use the following steps:
  131.  
  132.        1. With a blank floppy disk in drive A, type the following at
  133.           the command prompt
  134.           
  135.              FORMAT A: /S
  136.              
  137.           and then press ENTER. This command formats your floppy disk
  138.           and places the system files on it.
  139.           
  140.            NOTE: If you have a version of MS-DOS earlier than 5.0, you
  141.            also need to copy the COMMAND.COM file from your MS-DOS
  142.            directory onto the floppy disk.
  143.              
  144.        2. When the formatting is complete, turn your computer off, and
  145.           then turn it on again. (Be sure the system disk is still in
  146.           drive A.) This provides a clean boot, as the system starts
  147.           from drive A.
  148.        
  149.        3. Switch to your hard disk by typing C: and then pressing
  150.           ENTER.
  151.        
  152.        4. Switch to the Word directory by typing CD WORD, and then
  153.           start Word and try printing as you normally would.
  154.        
  155.           If you can now print successfully, a memory-resident program
  156.           or device driver may have previously been interfering with
  157.           your printer. Try gradually disabling such devices by
  158.           "commenting them out" of your CONFIG.SYS and AUTOEXEC.BAT
  159.           files. (To comment out a device, type REM before the line
  160.           that loads the device.)
  161.           
  162.        If after performing all of these tests you still cannot print,
  163.        chances are that you have a hardware connection problem. Before
  164.        calling a repair person, check the following:
  165.  
  166.  - Make sure that both ends of the cable between your printer and
  167.    computer are firmly plugged in.
  168.        
  169.  - Make sure that your printer is turned on, that it is not displaying
  170.    any error messages, and that the "ready" or "on-line" light is
  171.    displayed.
  172.        
  173.  - Try turning your printer off for 20 to 30 seconds, turning it back
  174.    on, and then try printing again.
  175.  
  176.        If after trying these suggestions you still cannot print, you
  177.        should have a repair person examine both the computer and the
  178.        printer.
  179.  
  180. 6.  Q. When I send a document to my printer, it prints, but the
  181.        printout contains strange characters or is incomplete. Why does
  182.        this happen, and what can I do about it?
  183.  
  184.     A. If your printout includes strange characters or is incomplete,
  185.        the selected printer driver may be incompatible with the
  186.        selected printer model. To check this, choose Printer Setup from
  187.        the File menu, and compare the .PRD filename in the Printer File
  188.        box with the selected printer in the Printer Name box. The printer
  189.        name should reflect the printer you are using, or its current 
  190.        emulation mode. If the printer name matches your printer model, 
  191.        then you may want to speak to an engineer about the printing 
  192.        problem you are experiencing.
  193.  
  194. 7.  Q. My document prints correctly, but the alignment and spacing of
  195.        the printed copy is different from what is shown on the screen.
  196.        Why doesn't the printout match what I can see on my screen?
  197.  
  198.     A. If your tabs, tables, or other alignments when printed seem to
  199.        be different from what you see on the screen, one of your
  200.        screen control settings may need adjusting. To change this
  201.        setting so that the screen more accurately reflects what will
  202.        be printed, choose Preferences from the View menu, and select
  203.        the Line Breaks check box under Show. (An "X" indicates that
  204.        this option is selected.) Showing line breaks may cause the
  205.        right end of your lines to extend off the right edge of your
  206.        screen, but it enables you to identify exactly where each line
  207.        will end on the printed copy of your document.
  208.  
  209.        If your printout matches what you see in print preview, then
  210.        the difference between your screen display and your printout is
  211.        probably due to how Word is set to display your document and
  212.        not to an actual printing problem.
  213.  
  214.